El cambio de la cultura papel a la cultura digital ya se está dando en nuestro país y cada vez es más frecuente encontrar archivos digitales en vez de archivos de papel, tanto en las entidades públicas como privadas. Es interesante advertir que la legislación peruana ha establecido un marco legal propicio para esta transformación, regulando los procesos de micrograbación y señalando los mecanismos de seguridad que se deben adoptar a fin de dotar de seguridad a los mismos. En este contexto se ha creado la figura del fedatario juramentado con especialización en informática, a quien - junto con los notarios públicos con diploma de idoneidad técnica - se le ha otorgado la calidad de funcionario de la fe pública y tiene en sus manos la dirección de los procesos de micrograbación, de modo que las microformas así obtenidas tienen pleno valor probatorio.

El manejo eficiente del gran número de documentos, se ha convertido en uno de los mayores desafíos que se presentan diariamente en una institución pública. Se ha comprobado que conservar archivos en documentos papel, presenta los siguientes problemas: 

• Elevados costos por administración y almacenamiento.
• Necesidad de mayor espacio físico.
• Deterioro o extravío de la documentación.
• Perdida de tiempo y recursos humanos en la búsqueda de documentos.

En cambio, utilizando archivos digitales se tienen una serie de beneficios en comparación a los archivos en papel, como los que detallamos:

• Previene la pérdida de registros y documentación. 
• Ahorra espacio de almacenamiento eliminando archivadores físicos. 
• Maneja los registros fácil y eficientemente. 
• Rápida búsqueda y recuperación de la documentación.
• Elimina la necesidad de archivadores de metal
• Permite compartir documentos y protege información confidencial.
• Permite acceder a la información en tiempo real y desde diversos lugares.
• Menores costos operativos 

Pero sobre todo, los archivos digitales reducen el riesgo de daño o pérdida, tanto del papel (porque se evita el manipuleo de los mismos) como en los archivos electrónicos, ya que ofrecen mayores medidas de seguridad como copias de respaldo y su almacenamiento en lugares diferentes al archivo central. El papel es un medio voluminoso y costoso para hacer copias de resguardo de los documentos, además de ser vulnerable al fuego, las inundaciones, robos y atentados.

El Decreto Legislativo 681, publicado el 14 de octubre de 1991 fue la norma primigenia que reguló el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información, tanto de la producida en soporte papel como la producida por medios informáticos en computadoras, otorgándole valor probatorio y efectos legales a las microformas. 

Esta norma introdujo el concepto de microforma en su artículo primero, el cual luego fue modificado por la Ley Nº 26612 (Microforma.- imagen reducida y condensada o digitalizada de un documento, que se encuentra grabada en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y puede ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.

Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley"

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